Acervo. Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden.

Actividad archivística. Al conjunto de acciones tendientes a  administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo.

Administración de archivos. A las operaciones administrativas y técnicas que tienen como finalidad planear, dirigir, controlar, organizar, conservar, preservar, usar y transformar, consultar, valorar y decidir el destino final de los expedientes en los Archivos de Trámite y Concentración.

Archivo de Concentración. Al integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades  productoras, cuyo uso y consulta es esporádico y que permanecen en él hasta su disposición documental.

Archivo de trámite. Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario, para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los Sujetos Obligados.

Archivo General de la Nación. A la institución con reconocimiento oficial para representar al país ante organismos internacionales en materia de archivos.

Archivo General Municipal. A las instalaciones que albergan al Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento y al acervo documental propiedad del Municipio de Puebla.

Archivo histórico. al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria municipal de carácter público.

Archivo. Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar donde se resguarden.

Área Coordinadora de Archivos. A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos.

Archivo General Municipal. A las instalaciones que albergan al Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento y al acervo documental propiedad del Municipio de Puebla.

Áreas operativas. A las que forman parte del Sistema Institucional de Archivos, las cuales son las Unidades Centrales de Correspondencia y de archivo de trámite de las Unidades Administrativas de las Dependencias o Entidades, así como las de archivo de concentración e histórico.

Baja documental. A la eliminación de aquella documentación (expedientes) que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación, y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley General de Archivos, la Ley de Archivos del Estado de Puebla y las disposiciones jurídicas aplicables.

Calendario de Caducidades. Al instrumento técnico en el que se establecen las fechas en que concluyen los plazos de conservación de los expedientes en el archivo de Concentración, de acuerdo con su fecha de ingreso y al Catálogo de Disposición Documental, para que, en la fecha establecida, pueda iniciarse el proceso de valoración documental para determinar la baja o transferencia secundaria de la documentación.

Catálogo de Disposición Documental. Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.

Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.

Criterios de  valoración: A las pautas que permiten la selección de expedientes de aquellas series documentales que podrían producir expedientes para reconstruir la memoria institucional. Proporcionan elementos para su conservación y motivación de la baja o transferencia secundaria de los documentos de archivo, los cuales sustentarán la nota de valoración.

Cuadro General de Clasificación Archivística. Al instrumento técnico de consulta que refleja la estructura de los grupos documentales de un archivo (fondo, sección y serie documental del expediente), y aporta datos esenciales con base a las funciones, atribuciones y actividades de las Dependencias, Entidades y Órganos Desconcentrados de la Administración Pública Municipal.

Declaratoria de valoración documental: A la manifestación escrita, bajo protesta de decir verdad, de la persona titular de la Unidad Administrativa productora de la documentación, donde expone el análisis de tallado y comprobable que le permitió definir que han prescrito los valores primarios y plazos de conservación de la documentación propuesta a Baja Documental, previa autorización del Grupo Interdisciplinario.

Declaratoria de valoración histórica. Al documento a través del cual, se expone el análisis detallado y comprobable de la identificación de documentación con valores secundarios y que, previa autorización del Grupo Interdisciplinario, se determina su transferencia secundaria. Documentación considerada patrimonio documental del Municipio y de interés público.

Derecho a la cultura: A la protección de derechos de tercera generación. Implementación de acciones, programas y estrategias para lograr que las personas gocen efectivamente de los bienes y servicios culturales del Municipio, en un marco de inclusión y diversidad.

Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración, cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales.

Documento de archivo: Al que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los Sujetos Obligados con independencia de su soporte documental;

Expediente: A la unidad documental integrada por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados.

Expurgo. A la operación realizada en el archivo de trámite, por la que se identifican, seleccionan y retiran de manera responsable documentos sin valor (duplicados o no oficiales).

Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto, valor, vigencia de la serie documental. Se sustenta en el Catálogo de Disposición Documental.

Fondo documental: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto Obligado que se identifica con el nombre de este último. Entiéndase para el caso, Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Grupo Interdisciplinario: Al conjunto colegiado de personas servidoras públicas encargadas de emitir opinión y recomendaciones, para la integración del Catálogo de Disposición Documental y demás procesos aplicables.

Guía de Archivo Documental. Al instrumento de consulta que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales de los archivos de los Sujetos Obligados, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Instrumentos de consulta. Aquellos que reflejan el contexto y contenido de los archivos, describen las series, expedientes o documentos de archivo, permiten la localización, transferencia o baja documental y son: guía de archivo documental (muestra el panorama general del fondo documental) e inventarios (describen series documentales).

Instrumentos de control archivístico: A las herramientas técnicas que propician la organización control y conservación de los documentos de archivos a lo largo de su ciclo vital, tales como el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).

Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental, en su caso, el término precautorio y el periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable.

Sistema Institucional de Archivos: Al conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los Sujetos Obligados.

Sujeto Obligado: A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público.

Transferencia primaria: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración.

Transferencia secundaria: Al traslado controlado y sistemático del archivo de concentración, al archivo histórico de documentos que, por su valor histórico, deben conservarse de manera permanente.

Unidad Central de Correspondencia: A la Unidad Administrativa responsable de la recepción, registro, seguimiento, control y despacho de la correspondencia oficial, independientemente del medio de transmisión o entrega.

Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales (administrativo, legal, fiscal o histórico), es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la transferencia y disposición documental.

Valores primarios: A la condición de los documentos de archivo que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, y se refiere a los valores administrativos, legales, contables o fiscales.

Valores secundarios: A la condición de los documentos de archivo que les confiere características específicas en los archivos históricos y se refiere a los valores informativos, testimoniales y evidenciales.

Vigencia documental: Al período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.