Acervo. Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden.

Actividad archivística. Al conjunto de acciones tendientes a administrar, identificar, organizar, describir, valorar, seleccionar, conservar y divulgar documentos de archivo.

Administración de documentos. Al Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso y disposición documental de los documentos de archivo.

Archivística.  A la disciplina dedicada al estudio y aplicación de las teorías y técnicas relativas a la función de los archivos, su organización, normatividad, tratamiento y gestión.

Archivo de concentración. Al integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades generadoras, cuyo uso y consulta es esporádico y que permanecen en él hasta su disposición documental.

Archivo de trámite. Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las Dependencias, Entidades y Juntas Auxiliares que integran la Administración Pública Municipal.

Archivo General de la Nación. Institución con reconocimiento oficial para representar al país ante organismos internacionales en materia de archivos.

Archivo General Municipal. A las instalaciones e inmueble que alberga al Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento y al acervo documental propiedad del Municipio de Puebla.

Archivo histórico. Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria municipal de carácter público, regional o local.

Archivo público. Conjunto de sistemas institucionales de archivos destinados a reunir, organizar y conservar la documentación generada o recibida por un ente gubernamental en el ejercicio de su gestión administrativa a lo largo del ciclo de vida de la documentación, con la finalidad de garantizar los derechos de los ciudadanos, otorgar certeza jurídica a las acciones de gobierno y servir de fuentes primarias de consulta.

Archivo. Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos Obligados, en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden.

Áreas operativas. A las que forman parte del Sistema Institucional de Archivos, las cuales son las Unidades Centrales de Correspondencia y de archivo de trámite de las Unidades Administrativas de las Dependencias o Entidades, así como las de archivo de concentración e histórico.

Baja documental. A la eliminación de la documentación cuyos valores primarios (administrativos, legales o fiscales) hayan prescrito y que no posea valores secundarios, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

Catálogo de Disposición Documental. Instrumento de consulta y control indispensable para la organización documental. Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, la clasificación de la información y el destino final que tendrá la documentación generada y/o recibida por las Dependencias y Entidades, y que tiene como base el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.

Cuadro General de Clasificación Archivística. Instrumento técnico de consulta que refleja la estructura de los grupos documentales de un archivo (fondo, sección y serie documental del expediente), y aporta datos esenciales con base a las funciones, atribuciones y actividades de los Sujetos Obligados.

Derecho a la cultura: A la protección de derechos de tercera generación. Implementación de acciones, programas y estrategias para lograr que las personas gocen efectivamente de los bienes y servicios culturales del Municipio, en un marco de inclusión y diversidad;

Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración, cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;

Documento de archivo: Al que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los Sujetos Obligados con independencia de su soporte documental;

Expediente: A la unidad documental integrada por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados;

Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;

Fondo documental: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto Obligado que se identifica con el nombre de este último;

Grupo Interdisciplinario: Al conjunto colegiado de personas servidoras públicas encargadas de emitir opinión y recomendaciones, para la integración del Catálogo de Disposición Documental y demás procesos aplicables;

Instrumentos de control archivístico: A las herramientas técnicas que propician la organización control y conservación de los documentos de archivos a lo largo de su ciclo vital, tales como el Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental e inventarios documentales;

 Instrumentos de consulta: Aquellos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental;

Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental);

Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental, en su caso, el término precautorio y el periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;

Programa Anual: Al Programa Anual de Desarrollo Archivístico;

Sistema Institucional de Archivos: Al conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los Sujetos Obligados;

Sujeto Obligado: A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público;

Transferencia primaria: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;

Transferencia secundaria: Al traslado controlado y sistemático del archivo de concentración, al archivo histórico de documentos que, por su valor histórico, deben conservarse de manera permanente;

Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos;

Unidad Archivística: A los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico de cada uno de los Sujetos Obligados;

Unidad Central de Correspondencia: A la Unidad Administrativa responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite;

Unidad Coordinadora de Archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos;

Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales (administrativo, legal, fiscal o histórico), es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la transferencia y disposición documental;

Valores primarios: Aquellos que se asignan a un documento y que están relacionados al trámite o asunto que soporta, pueden ser administrativo, fiscal y/o contable y legal;

Valores secundarios: Aquellos que tienen los documentos para la historia, la investigación y la cultura, pueden ser testimonial, evidencial e informativo; y

Vigencia documental: Al período durante el cual un documento de archivo es vigente de acuerdo con sus valores administrativos, legales y/o fiscales de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.