Terminología Archivística

Acervo. Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden.

Actividad archivística. Al conjunto de acciones tendientes a administrar, identificar, organizar, describir, valorar, seleccionar, conservar y divulgar documentos de archivo.

Administración de documentos. Al Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso y disposición documental de los documentos de archivo.

Archivística.  A la disciplina dedicada al estudio y aplicación de las teorías y técnicas relativas a la función de los archivos, su organización, normatividad, tratamiento y gestión.

Archivo de concentración. Al integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades generadoras, cuyo uso y consulta es esporádico y que permanecen en él hasta su disposición documental.

Archivo de trámite. Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las Dependencias, Entidades y Juntas Auxiliares que integran la Administración Pública Municipal.

Archivo General de la Nación. Institución con reconocimiento oficial para representar al país ante organismos internacionales en materia de archivos.

Archivo General Municipal. A las instalaciones e inmueble que alberga al Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento y al acervo documental propiedad del Municipio de Puebla.

Archivo histórico. Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria municipal de carácter público, regional o local.

Archivo público. Conjunto de sistemas institucionales de archivos destinados a reunir, organizar y conservar la documentación generada o recibida por un ente gubernamental en el ejercicio de su gestión administrativa a lo largo del ciclo de vida de la documentación, con la finalidad de garantizar los derechos de los ciudadanos, otorgar certeza jurídica a las acciones de gobierno y servir de fuentes primarias de consulta.

Archivo. Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos Obligados, en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden.

Áreas operativas. A las que forman parte del Sistema Institucional de Archivos, las cuales son las Unidades Centrales de Correspondencia y de archivo de trámite de las Unidades Administrativas de las Dependencias o Entidades, así como las de archivo de concentración e histórico.

Baja documental. A la eliminación de la documentación cuyos valores primarios (administrativos, legales o fiscales) hayan prescrito y que no posea valores secundarios, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

Catálogo de Disposición Documental. Instrumento de consulta y control indispensable para la organización documental. Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, la clasificación de la información y el destino final que tendrá la documentación generada y/o recibida por las Dependencias y Entidades, y que tiene como base el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.

Cuadro General de Clasificación Archivística. Instrumento técnico de consulta que refleja la estructura de los grupos documentales de un archivo (fondo, sección y serie documental del expediente), y aporta datos esenciales con base a las funciones, atribuciones y actividades de los Sujetos Obligados.

Delitos en materia de archivos. El derecho de acceso a la información en general y el de los archivos en particular generan obligaciones para garantizar y proteger la existencia, disponibilidad, integridad, acceso y conservación de la información pública.

La Ley General de Archivos (art. 121) establece las medidas para garantizar la adecuada gestión de los distintos tipos de archivos, sancionando con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres a cinco mil veces la unidad de medida y actualización a la persona que: sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo; Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso correspondiente, un documento considerado patrimonio documental de la nación; Traslade fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la nación, sin autorización del Archivo General; Mantenga injustificadamente fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la nación, una vez fenecido el plazo por el que el Archivo General le autorizó la salida del país; Destruya documentos considerados patrimonio documental de la nación, lo anterior, sin perjuicio otras disposiciones jurídicas aplicables.

Documentación de comprobación administrativa inmediata: Aquella que se produce por las Dependencias y/o Entidades en forma natural en función de una actividad administrativa, no son fundamentales para el cumplimiento de atribuciones y/o funciones y no son transferibles al Archivo de Concentración; como vales de fotocopias, fichas de control de correspondencia, minutarios en copias, registro de visitantes, solicitudes de papelería, entre otros, y cuya vigencia documental no exceda de un año.

Documento acumulativo. Aquel que, por su propia naturaleza y objetivos, no es sujeto a formar expedientes en el sentido estricto del término, sino que se acumula de una manera natural, formando grupos documentales: pólizas, recibos de cobro, infracciones, pólizas de cheque etc. Los documentos acumulativos se ordenan respetando el criterio de orden señalado por el generador.

Documento de apoyo informativo. A las copias simples, fotocopias o duplicados de los documentos de archivo, o aquellos papeles de trabajo que solamente son de utilidad para efectos de consulta y referencia.

Documento de archivo. Aquel que contiene información de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, sus elementos fundamentales son: su relación con la entidad productora, caracteres externos (testimonio del quehacer) y caracteres internos (autenticidad, integridad, indivisible, seriado);

Documento de difusión. Al que no necesariamente implica el desarrollo de procesos de gestión, como: boletines informativos, avisos, circulares y similares.

Documento de enlace. Como su nombre lo indica, cumplen la función de acompañar a otros documentos que soportan la información esencial.

Documento electrónico de archivo. Aquel que registra información sobre un determinado acto administrativo, legal fiscal o contable; generado, recibido, almacenado, recuperado y utilizado en el ejercicio de las atribuciones y funciones de los Sujetos Obligados, que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura, puede tratase de un soporte electrónico de origen o reproducido electrónicamente, a partir de un documento papel.

Documento histórico con datos personales sensibles. Al que contiene información que se refiere a la esfera más íntima de su Titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste.

Documento original. Al instrumento de soporte impreso que contenga un rasgo distintivo o signo de puño y letra y sea insustituible por otro. En consecuencia, aquellos documentos de los que pueda obtenerse una copia certificada por alguna Dependencia o Entidad, Notaría o corredurías públicas.

Documento suelto. Documento de archivo cuya pertenencia a un expediente no logra identificarse.

Expediente electrónico. A la unidad documental integrada por documentos de archivo electrónicos, relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados, cuya gestión desde su producción, tratamiento archivístico, conservación, servicio y disposición final, se ejecuta mediante un sistema automatizado de gestión y control de documentos.

Expediente. Unidad documental integrada por documentos de archivo, ordenados y relacionado por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados.

Expurgo. Retiro de los documentos duplicados o no oficiales en el Archivo de Trámite.

Faltas administrativas. Transferir, impedir, actuar con dolo o negligencia, usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir, inutilizar o cualquier otra cometida por personas servidoras públicas de forma total o parcial a documentos de archivo de lo Sujetos Obligados y, que serán sancionadas por la Contraloría Municipal de conformidad con la Ley General de Responsabilidades Administrativas, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales.

Fondo documental. Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto Obligado que se identifica con el nombre de este último.

Grupo Interdisciplinario. Conjunto colegiado de personas servidoras públicas encargadas de emitir opinión y recomendaciones, para la integración del Catálogo de Disposición Documental y demás procesos aplicables.

Guarda. Se consideran una serie de barreras físicas que tienen como objetivo, proteger y aislar del medio ambiente, las fluctuaciones o condiciones extremas de temperatura y humedad relativa, contaminación y de la luz un documento.

 Tipos y niveles de guardas:

Guardas flexibles o de primer nivel: Deben ser de papel libre de ácido preferentemente color blanco, los documentos contenidos deben estar en lo posible sin dobleces, por lo que los contenedores deben ser realizados del tamaño del objeto o documento contenido.

Guardas rígidas de primer o segundo nivel: Existen varios tipos, pueden considerarse desde los contenedores que resguardan los documentos (cajas, archiveros, libreros, entre otros), hasta las que están en contacto directo con el documento que serán elaboradas con materiales libres de ácido o polipropileno, en caso de utilizar cartón ácido (no recomendable), en lo posible, colocar una barrera de papel libre de ácido antes de colocar los documentos sin dobleces, las guardas o contenedores deben ser del tamaño adecuado para el documento contenido. Los documentos que resguarda el Archivo General Municipal se protegen en guardas de primer nivel (conservativas) y de segundo nivel (cajas AG12 y AM70).

Guía de archivo documental. Al esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales, de los archivos de los Sujetos Obligados, de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística.

Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).

Sección. A las primeras divisiones en que se ordena un fondo documental, organizadas de acuerdo a la estructura orgánica o funcional de la Administración Pública Municipal.

Serie documental. A la división que se desprende de una sección, y que corresponde a un mismo conjunto de documentos, relativos a un mismo asunto y que son producidos en el desarrollo de una función y/o atribución.

Soportes documentales. A los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.

Sujetos obligados. Cualquier autoridad, entidad, órgano y/u organismo de los poderes legislativo, ejecutivo y judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba o ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, así como la personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público.

Tradición documental. Solo hay dos estadios, original (presentan íntegros sus caracteres externos e internos, es decir, conservan la misma forma en que fueron emitidos) y copia (reproducción manual, tipográfica, fascimilar, escaneo, copia electrónica, fotografía).

Transferencia primaria. Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración.

Transferencia secundaria. Al traslado controlado y sistemático del Archivo de Concentración al Archivo Histórico de documentos que, por su valor histórico, deben conservarse de manera permanente.

Unidad Coordinadora de Archivos. Instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos.

Valor secundario. Aquel que tienen los documentos para la historia, la investigación y la cultura y que puede ser testimonial, evidencial e informativo; y

Valoración documental. A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales (administrativo, legal, fiscal o histórico), es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la transferencia y disposición documental.

Valores primarios. Aquellos que se asignan a un documento y que está relacionado al trámite o asunto que soporta, puede ser administrativo, fiscal y/o contable y legal.

Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo es vigente de acuerdo a sus valores administrativos, legales y/o fiscales de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

REFERENCIAS

Ley General de Archivos: H. Congreso de la Unión, 2018.

Ley de Archivos del Estado de Puebla: Gobierno del Estado de Puebla, 2013.

Código Reglamentario para el Municipio de Puebla: Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, 2021.

Reglamento del Archivo General Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla: Archivo General Municipal, 2022.
https://archivo.pueblacapital.gob.mx/quienes-somos/marco-juridico

Lineamientos Generales para la Transferencia, Control de Bajas y Valoración Documental de Archivos del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla, 2022.
https://archivo.pueblacapital.gob.mx/quienes-somos/marco-juridico

Barnard Amozorrutia, Alicia, Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo. México: Archivo General de la Nación, 2007.

Cruz Mundet, José Ramón, Manual de Archivística. 2ª ed., Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Ediciones Pirámide, 1996.

Diccionario de Archivos: AGN, INAI, Primera Edición digital mayo 2021, México, págs. 239
https://home.inai.org.mx/wp-content/documentos/Publicaciones/Documentos/DICCIONARIOARCHIVOS_digital.pdf